これは日本における電子メールの規約です。通常はメールソフトが変換してくれますが、たまに、シフトJISなどの誤った漢字コードで送信されている例があります。誤ったコードで送信していないか、電子メールソフトの設定を確認してみましょう。マイクロソフトのOutlook Expressというソフトを用いてメールを送信する場合に、特に変なコードのメールが多いようです。私自身が使用していないので設定方法や細かな注意点は分からないのですが、漢字コードなどの設定を確認してみてください。
昔は、「サブジェクトに日本語は用いるべきでない」という意見も多かったのですが、最近はそこまでは言いません。ただし、サブジェクト(件名)や発信者などのメールヘッダに日本語を用いる場合は、=?ISO-2022-JP?B?....?= といった形式にエンコードして送信する必要があります。最近の電子メールソフトでは自動的に変換してくれますが、古いメールソフトを使用している場合は注意が必要。
電子メールは、1行の長さは半角で70文字(全角で35文字)程度に収まるように改行してください。1行が長いメールは横スクロールしないと読めないことがあります。引用の時にも困ります。70文字というのは、多くのキャラクタ端末の横幅(80文字)から、引用の際の > や余白などの文字数を引いた値ですが、Netscapeのメーラの初期設定では72文字、ネチケットガイドラインでは65文字とされています。
失礼にあたらず、情報量が欠落しない程度に、極力短いメールにすべきでしょう。長いメールは、相手がメールを受信するのに要する通信費や、それを読む時間、保存のためのディスク容量、保存したメールからの全文検索の時間など、いろいろなものを消費してしまいます。
電子メールの最後に添付する自分の名前やアドレスや電話番号などをシグネチャとよびますが、あまり長ったらしいものは好まれません。ネチケットガイドラインでは「シグネチャは4行以内に収めるべし」とされています。
返信の際に相手のメールを引用することがよくありますが、極力短くなるように心がけましょう。昔、300行くらいのメールをすべて > で引用して、最後に1行だけ「私もそう思います。」と追記した返信メールを受け取ったことがありますが、これなどはディスクの無駄ですね。
メールにファイルを添付して送信することが簡単にできるようになりましたが、あまり巨大なファイルを添付してしまわないようにしましょう。添付メールを送信する際は、あらかじめ相手に確認してからの方がよいと思います。添付メールをうまく処理できないメーラを使用している人も居ます。
どうしても巨大なメールを送信しなくてはならない場合は、50Kバイトを目安に複数のメールに分割して送付することが薦められています。
メールのサブジェクトはメールの内容やキーワードを短く、的確に伝えましょう。私のメールフォルダには「質問です」とか「おしえてください」というサブジェクトのメールが山のようにあり、時たま、どれがどのメールだったか解らなくなることがあります。
相手が多くの人からのメールを受け取ると予想される場合、返信メールのサブジェクト(件名)は、「Re: 元のサブジェクト」とします。件名でソートして表示した際に、元メールと返信メールが並ぶので非常に助かります。「ありがとうございました」など、返信メールの度にサブジェクトを変更するのはあまり望ましくありません。
メールを転送する際に、サブジェクトに「Fw: ～」とか「Forward: ～」とかをつける場合がありますが、私はあまり好きではありません。昔、「Forward: Forward: Re: Forward: Forward: Re: なんとか」というサブジェクトのメールを受け取ったことがあります。
私がこのページを書こうと思ったキッカケがHTMLメールです。最近多くの電子メールソフトがHTMLメールをサポートしていますが、私はあまり好きではありません。
まず第一に、HTMLメールはサイズが大きくなります。大抵のHTMLメールはテキストメールも添付しますので、通常3倍程度、画像を貼り付けると何倍も大きなサイズになります。
また、HTMLメールは相手も読めるとは限りません。例えば私は会社では未だにUNIX上の古いメールソフトを利用しているのですが、HTMLメールは自力で変換してやらないと読めないことがあります。
まだまだ、HTMLメールは嫌われる傾向が強いので、相手のことを考えて適切な場面でのみ使用するようにしましょう。
通常のダイレクトメールであれば送料は送り主ですが、電子メールのダイレクトメールの送料は送り主だけではありません。プロバイダからメールを読み出す際の接続料は受信者持ちになります。私はダイレクトメールを受け取る度に腹をたてています。
結構多いのがこれ。法律に触れる・触れないスレスレの内容なのでしょうが、モラルには十二分に違反しています。